피티인사이트

PPT 기획자가 하는 일

안녕하세요. ‘프레젠테이션 컨설팅 전문기업 위너스피티’입니다.가끔 PPT 제작 문의 과정에서 ‘기획’에 관한 질문을 하실 때가 있습니다.PPT를 제작하는 데 있어 기획은 무엇인지, 꼭 필요한지, 어떤 업무를 대신하는지 등 다양한 질문인데요.정리해보면 질문의 핵심은 동일한 것 같습니다. PPT 기획자는 어떤 일을 하나요? 궁금해하시는 분의 입장도 이해가 되고, 가장 기본적인 질문이다 보니 쉽게 대답이 나올 법도 한데 어렵게 느껴지는 걸 보면 명료한 답이 없어서는 아닐까 하는 생각을 했습니다. PPT기획이라고 하면 ‘원고를 작성하는 일’이라고 생각하시는 경우가 있습니다.하지만 기획은 원고 작성이 아닌 원고 수정 및 재가공에 가깝습니다.맛있는 요리를 만들기 위해서는 재료가, 멋진 그림을 그리기 위해서는 다양한 색상의 물감이 필요하듯 기본적인 재료인 원고는 필요한 것입니다. 원고를 받으면 기획자는 이런 일들을 합니다. 원고 파악 원고가 결과물을 만들기에 부족함이 없는지 확인합니다.분량이 턱없이 부족하거나 내용에서 미흡한 부분이 있을 경우, 다시 요청해야 합니다.근거 자료를 요청하기도 하고, 더 나은 자료가 있는지 여쭤보기도 합니다. (이 과정은 내용을 하나씩 뜯어보는 추후 과정에서 추가되기도 합니다) 이미지를 요청하는 경우도 있습니다. 사용하고 있는 이미지 사이트가 있지만 의도와 맞지 않거나, 현장의 이미지가 필요한 경우 등입니다. 이미지를 통해 더 효과적으로 표현되기도 하고, 텍스트만으로는 이해가 어려웠던 정보의 틈을 채워주기도 합니다. 필요한 자료는 기업에서 준비하는 시간도 필요하기 때문에 되도록 수시로, 바로 요청하고자 합니다. 전략 수립 및 흐름 만들기 원고를 ‘전체 흐름’ 위주로 훑어봅니다. 내용 정리를 위해 순서를 잡는다고 볼 수 있는데, 이 과정을 거쳐야 PPT를 만들었을 때도 흐름이 생기고 내용 이해가 쉽습니다. 아무리 쉬운 정보도 두서가 없으면 무슨 말인지 알 수 없으니까요. 흐름이 잡히면 자연스럽게 전략 수립으로 이어집니다.내용에 강·약을 주고, 설득력이 없다면 설득력을 가질 만한 자료가 있는지/ 다른 대안이 있는지 등을 검토합니다.그리고 허비되는 슬라이드는 없는지, 페이지별로 전달하고자 하는 핵심 내용(메시지)이 있는지 살펴봅니다.간혹 흐름이나 정해진 분량에 맞춰 넣었는데 생각해보면 굳이 필요 없는 페이지도 있더라고요.결국 그런 페이지에서 흐름이 끊기고, 집중력이 떨어질 수 있으니 과감하게 빼야 할 때도 있습니다. 시간적 여유가 있다면(여기서 시간적 여유는 기한이나 마감도 있지만 초반에 너무 힘을 빼지 않도록 하기 위함입니다. 내용 배분은 뒷부분에서도 할 수 있으니까요) 페이지별 배분이 잘 되었는지도 살펴봅니다.설명할 내용이 많아 여러 페이지를 할애했는데 자칫 가장 중요하다고 생각할 수 있으니까요.내용을 덜어내기 힘들다면 강조되지 않게 표현하는 것만으로도 이런 오해로 이어지지 않더라고요. 원고 검토 및 재가공 지금부터는 자료를 내용 위주로 꼼꼼히 봅니다. 이해가 안 되는 부분이 있으면 찾아보고, 다른 페이지에 자료가 있는지 살펴보고, 여쭤보기도 합니다.그럼에도 이해가 되지 않을 때는 왜 이해가 되지 않는지 원인을 찾습니다. 전문분야 때문일 수도 있고, 자료가 부족하기 때문일 수도 있기 때문입니다. 그런 이유가 아니라면 더 쉬운 내용이나 표현을 통해 이해를 도와야 합니다. PPT 발표를 보는 사람들이 각 분야 전문가일 때도 있지만 그렇지 않은 경우가 대부분입니다.혹 내용에 대해 알고 있다고 해도 내용 전부를 알 수 없고, 정보를 받아들이는 개인차도 있습니다.PPT는 그런 점들을 감안하더라도 쉽게 이해될 수 있게 만드는 것이 목표입니다.이해가 되지 않는 PPT는 집중할 수 없고, 투자할 수도 없으며, 결국 불만족스러운 결과로 이어질 수밖에 없습니다. 그 다음부터는 시각화 과정이 필요합니다. 내용 이해를 위해 간결하고, 보기 좋게 만듭니다.불필요한 내용은 덜어내고, 정보의 중요도를 선별하고, 카피가 필요한 부분은 넣어줍니다. 표, 그래프, 사진 등으로 표현할 수 있는지도 살펴봅니다.기획 과정에서 한계가 있는 부분은 디자인 과정에서 풀어낼 수 있도록 의도를 정리하는 것도 도움이 됩니다.이런 고민들이 이해하기 쉽고, 시각적으로 편안한 PPT를 만들어준다는 생각으로요^^ 문장 손보기 이 단계에서는 단어와 표현 등 세부적인 수정이 진행됩니다.같은 의미의 단어가 슬라이드별로 다른 단어로 쓰이지 않았는지, 서술 형태가 뒤죽박죽은 아닌지 등입니다. PPT는 문학 작품과 달리 묘사나 의미보다 정보가 중요하고, 전달력을 가져야 합니다.정보 전달의 걸림돌이 되거나 이해하는 데 시간을 지체하는 요소는 없는 것이 좋습니다. 단순한 단어로 사과가 있습니다.그런데 1p에서는 ‘사과’, 2p에서는 ‘Apple’, 3p에서는 ‘빨갛고 둥근 것’이라고 하면 혼선이 생길 수밖에 없습니다.2p의 Apple이 사과와는 다른 것인지 고민하는 사람이 있을 수 있고, 빨갛고 둥근 것이 앞에서 이야기한 사과인지 생각해야 합니다. 가끔 기술이나 사업명도 통일되지 않은 경우가 있습니다.이 경우 간단한 단어보다 더 혼란스러울 수 있으므로 ​정식 명칭, 통일된 명칭을 사용합니다. ​구어체는 문어체로 바꾸고, 비문(非文)을 수정합니다. ‘문장을 문법에 맞게 바꾼다’보다는 ​‘문장이 잘 읽힐 수 있게 바꾼다’에 가깝습니다. 많은 사람들이 보는 문서인 만큼 격식을 갖춘 문어체로 바꾸기도 하지만, 이해를 돕기 위해 구어(口語)적인 표현을 쓰기도 합니다. 이해가 힘든 전문용어는 바꾸지만 대체 용어가 없거나, 명확한 의미가 내포돼 있을 경우 수정하지 않기도 합니다. ​간혹 이 과정에서 슬라이드 순서를 바꾸기도 합니다.전체 내용을 넣고 보니 더 자연스러운 흐름이 있을 경우입니다. ​여기까지가 대략적인 기획 업무입니다.모든 기획자가 같은 방식과 과정으로 일을 진행하지는 않을 것입니다.기획에는 자신만의 방법과 방향을 찾는 일도 포함되어 있으니까요.

내가 만들기도, 맡기기도 막막할 때

안녕하세요. ‘프레젠테이션 컨설팅 전문기업 위너스피티’입니다.오늘은 PPT를 만들어야 하는데 막막함 때문에, 어마무시한 퀄리티가 느껴지는 PPT를 보고 시작도 하지 못한 분들을 위한 이야기를 해볼까 합니다. ​사업이나 프로젝트를 진행하다 보면 갑작스럽게 PPT 제작을 해야 할 때가 있습니다.대부분 일정 안에 만들어야 하다 보니 시간도 촉박하고, 막막할 수밖에 없는데요. ‘어떻게 해야 PPT를 잘 만들지?’‘PPT 대행업체는 어떤 기준으로 선택하는 게 좋을까?’‘PPT 디자인은 예쁘면 될까?’ 고민 끝에 PPT 제작대행을 맡기기로 결정하고 디자인업체 홈페이지에도 들어가 보고, 포트폴리오도 살펴보지만 내가 만들고자 하는 PPT를 전문성 있게 제작할 수 있을지에 대한 답을 얻기는 쉽지 않습니다. ​그렇다면 PPT 제작 어떻게 하는 것이 좋을까요? PPT 제작 ‘청중(대상)’, ‘목적’, ‘메시지’가 중요 PPT를 만드는 이유와 사용처는 다양합니다. ​사업 발표 때문일 수도 있고, 제안을 하거나, 정보 전달을 위해서일 수도 있습니다.즉 PPT를 만드는 목적과 대상에 차이가 있기 때문에 제작도 다르게 되어야 합니다. ‘(주)파티지’는 서울에 위치한 명품 판매 및 렌탈, 관리 등을 하는 기업으로 회사 소개서 제작을 의뢰 받았습니다.패션 분야인 만큼 디자인을 통해 스타일리쉬한 분위기를 연출하고, 차별화된 서비스인 레코멘데이션(손쉬운 명품 구매와 오프라인 A/S를 결합)을 담아내고자 하셨습니다. ‘울산과학기술대학교’는 신입생 생활관 안내서(2019학년도)를 의뢰 받았는데, 전화문의 빈도는 줄이면서 궁금증은 빠르게 해소할 수 있게 요청하셨습니다. 위너스피티는 니즈(Needs)를 어떻게 반영했을까요? ‘(주)파티지’는 블랙과 다크네이비를 백그라운드 컬러로 사용해 차분하고 클래식한 느낌을 주고자 했습니다.텍스트는 골드를 사용해 스타일리쉬하면서도 고급스러운 분위기를 더했고, 과감한 이미지 사용 및 마름모 형태를 도식화해 매거진 느낌을 주었습니다. 내용은 함축적인 표현으로 요점만 전달하고자 했습니다. ‘울산과학기술대학교’는 ‘(주)파티지’에 비해 정보 위주로 작업했습니다.각 페이지별로 필요한 정보를 할애하면서도, 메모장 형태 정렬로 편의성을 높였습니다.생활관 이용자의 사이클 분석으로 정보를 재구성했고, 기숙사 생활 중에 지속적으로 사용될 수 있게 긴급 전화번호, 생활관 Tip 등 안내서의 기능도 살렸습니다. PPT 제작 일정이 가까워지면 목적과 성과를 잊을 때가 있습니다.하지만 그럴 때일 수록 청중과 목적, 메시지를 고려해 전체 방향을 잡는 것이 필요합니다.전체 방향이 잡히면 중간에 흐름이 끊기거나 문제가 발생해도 해결책을 찾을 수 있기 때문입니다. ​빈 PPT 화면 앞에서 어떻게 해야 할지 막막하다면 청중(대상), 목적, 메시지(전달 내용)를 정리해보고 그 내용에 맞게 흐름을 잡아보시면 도움이 될 것 같습니다. PPT를 만들 때 고려할 3가지 : 청중(대상), 목적, 메시지 PPT 디자인, 전달력이 가지는 아름다움 PPT에서 빠질 수 없는 것이 바로 ‘디자인’입니다.아무리 내용이 훌륭해도 디자인 요소가 빠지면 단조롭고, 모든 내용을 읽어서 이해하는 문서와 다를 바 없기 때문입니다. ​좌측은 작업 전 원고, 우측은 작업 후 슬라이드입니다. 한눈에 보기에도 분명한 차이를 느낄 수 있으실 텐데요. 줄글로 나열하는 PPT는 보는 사람들의 집중력을 떨어뜨리고, 피로도를 높입니다.각 슬라이드마다 다른 정보를 담고 있음에도, 반복적인 슬라이드처럼 느껴지기도 합니다. 하지만 각 페이지마다 전달하고자 하는 메시지를 중심으로 내용을 정리하고, 시각화하면 굳이 내용을 전달하려고 하지 않아도 보여질 수밖에 없습니다. 간혹 디자인을 단순히 그럴싸하게 보이게 하거나 예쁘게 포장하는 것이라고 생각하는 경우가 있습니다.물론 디자인에서 눈에 보이는 아름다움을 빼놓을 수는 없습니다. ​하지만 PPT 디자인은 청중이 내용을 더 쉽게 이해하고, 끝까지 집중할 수 있게 해야 합니다.청중 친화적인 디자인을 기억하시면 좋을 것 같습니다. PPT 제작대행, ‘경험’과 ‘전문성’을 봐야 PPT 제작을 맡길 때도 이런 부분은 고민해야 합니다.제작 목적을 잘 파악하고 있는지, 전달력이 높은 기획과 디자인이 가능할지 생각해보는 것입니다.그 기준으로 PPT 전문업체를 선택하시는 것이 중요​합니다. ​PPT 전문업체와 제작업체는 다릅니다. 조금 풀어보자면 PPT가 주 사업인 업체와 여러 가지 제작물 중 하나로 PPT를 제작하는 업체가 같을 수 있을까요? 1년에 제작하는 PPT 개수부터 만나는 고객, 그동안 쌓인 노하우도 다를 것입니다. ​경험이 전부는 아니겠지만 경험으로 쌓인 전문성을 무시할 수는 없습니다.PPT 대행을 맡기기로 결정했다면 일정에 맞춘 ‘제작’ 그 자체보다는 ‘전문성’에 초점을 두고 고민하시기 바랍니다. 당장 PPT를 만들어야 하는 상황에서 막막했던 경험이 있기에 그 시작이 어렵다는 것에 공감합니다. 하지만 그 고민은 누구나 하고, 더 나은 결과물을 위해서 필수라는 점을 잊지 않으셨으면 합니다.